Một cuốn sách hữu ích dành cho công việc, bởi viết thư điện tử liên lạc với khách hàng, đối tác, và đồng nghiệp đang là một công việc ai cũng phải làm hằng ngày. Bạn sẽ được học về:
- Phần 1: Giới thiệu về thư điện tử và cấu trúc của một bức thư điện tử
- Phần 2: Phân biệt thư điện tử theo văn phong trang trọng và không trang trọng
- Phần 3: Các yêu cầu khi viết thư điện tử
- Phần 4: Cách nêu ra các yêu cầu về hành động với người nhận thư
- Phần 5: Trao đổi thông tin
- Phần 6: Xác nhận và đưa ra lời hẹn
I. CÁC TỪ VỰNG TRONG EMAIL:
|
nhận/ mở email |
|
viết/ gửi/ trả lời/ chuyển tiếp/ xóa email |
|
Kiểm tra/ đọc/ xem email |
|
chặn/ lọc thư rác/ spam |
|
trao đổi địa chỉ email |
|
mở/ kiểm tra hộp thư |
|
thư rác làm đầy hộp thư của bạn |
|
có/ thiết lập một tài khoản email |
|
mở/ gửi/ chứa tập tin đính kèm |
|
đăng ký nhận/ nhận email thông báo |
II. CÁC BƯỚC ĐỂ CÓ 1 EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Bước 1: Xác định tính trang trọng của email
Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.
Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.
Bước 2: Xác định cấu trúc của email
Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:
- Thư mở đầu
- Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn
- Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email
- Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp
- Chào kết
- Tên hoặc chữ ký
Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư
| Phần | Trang trọng | Thân mật |
| Chào đầu thư | Dear Mr / Mrs + Surname | Hello / Hi + name |
| Dear Sir or Madam | Dear + name | |
| Bắt đầu nội dung email | Thank you for your letter/ email about… | Thanks for your letter/ email. |
| Many thanks for your letter/email. | Thanks for writing to me. | |
| I am writing to request information about … | I am writing to tell you about… | |
| I am writing with reference to your letter. | Guess what? | |
| I would like to offer congratulations on… | How are things with you?/ What’s up? | |
| Let me congratulate you on… | How are you? / How was your holiday? | |
| Chuẩn bị kết Email | I look forward to hearing from you without delay. | Hope to hear from you soon. |
| I look forward to meeting you. | Looking forward to seeing from you. | |
| I hope to hear from you at your earliest convenience | I can’t wait to meet up soon. | |
| Chào kết thúc thư | Yours faithfully | Best wishes. |
| Yours sincerely | Love. | |
| Regards/ Best regards/ Kind regards. | All the best. |
- Lưu ý:
Trong quá trình gửi email bạn cần đặt tiêu đề trước khi gửi. Yêu cầu của tiêu đề là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trọng tâm của toàn bức thư hoặc vấn đề cần giải quyết. Không sử dụng các tiêu đề dài, mơ hồ hoặc nêu quá nhiều chủ đề trong cùng một lúc. Tiêu đề email cần phải phản ánh được mức độ cần thiết tới người nhận.
III. CẤU TRÚC 1 EMAIL THÔNG THƯỜNG
1. Phần chào hỏi [Greeting]
Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.
1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng
→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:
- Dear Mr / Mrs + tên người nhận [Nếu biết tên người nhận]
- Dear Sir / Madam [Nếu không biết tên người nhận]
1.2. Mối quan hệ thân mật
→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên
E.g. Hi Tom
1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:
- To whom it may concern
- Dear Sir / Madam
2. Phần mở đầu [Opening comment]
Trong phần Opening comment này, chủ yếu là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình hình sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung phần này sẽ trả lời cho 2 câu hỏi:
- How are you?
- How are things?
2.1. Dạng thư hồi đáp
Nếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề.
2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng ta
Trường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau:
E.g. Thank you for contacting XYZ Company
(Cảm ơn bạn đã liên lạc với công ty XYZ)
2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đó
Có thể sử dụng 2 mẫu câu sau:
- Thank you for your prompt reply
- Thank for getting back to me
→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp
Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.
2.4. Email không phải dạng hồi đáp
Nếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.
- I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)
- I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)
3. Giới thiệu [Introduction]
Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:
3.1. Không viết tắt I’m
Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.
→ Cấu trúc: I am writing to + verb…
E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.
3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết
Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:
E.g. I am writing to clarify some points of the contract.
3.3. Một số cách viết thay thế
Một số cấu trúc thường dùng khác như:
- I am writing to + complain
- I am writing to + explain
- I am writing to + confirm
- I am writing to + apologize
Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:
- Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to
- Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng
Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.
4. Nội dung chính [Main point]
4.1. Nội dung chính mang tính bi quan
Trong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:
- We regret to inform you …
- It is with great sadness that we …
- After careful consideration we have decided …
- I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …
4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổi
Khi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:
- As you started in your letter, …
- Regarding … / Concerning … / With regards to …
- As you told me, ….
- As you mentioned in the previous one …
- As I know what you wrote me…
4.3. Nội dung mới hoàn toàn
Không giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.
- I would be grateful if
- I wonder if you could
- Could you please …? Could you tell me something about …?
- I would particularly like to know …
- I would be interested in having more details about …
- Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
- I would like to ask your help …
5. Kết thúc email [Concluding sentence]
Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:
- Let me know if you need anymore information.
→ Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin
- Please get back to me as soon as possible.
→ Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.
- I look forward to hearing from you soon.
→ Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.
- Feel free to contact me if you need further information.
→ Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
→ Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.
→ Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.
- I look forward to…
→ Tôi rất trông đợi…
- Please respond at your earliest convenience.
→ Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể
Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:
- Dear Mr
- Dear Mrs
- Dear Miss
- Dear Ms
thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
- Yours sincerely
- Yours faithfully
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”
→ Để thay thế cho “Feel free to contact me…”
6. Ký tên [Signing off]
Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:
6.1. Nếu thư trang trọng
- Best regards
- Warm regards
6.2. Nếu thư không trang trọng
- Best
- Best wishes
- Regards
- Take care
- Bye
IV. NHỮNG MẪU VIẾT EMAIL QUEN THUỘC
1. Mẫu câu trình bày lý do viết email
Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:
I am writing to you regarding… / in connection with…
→ Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề
Further to…/ With reference to…
→ Liên quan đến việc…
I am writing to you on behalf of…
→ Tôi thay mặt…viết email này để…
Might I take a moment of your time to…
→ Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…
Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.
2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị
Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:
I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…
→ Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…
We are interested in…and we would like to…
→ Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
We carefully consider…and it is our intention to…
→ Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email
Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:
We regret / are sorry to inform you that…
→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…
Please accept our sincere apologies for…
→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…
We truly understand and apologize for…you are given due to…
→ Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…
4. Đề cập đến tài liệu đính kèm
Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:
Please find attached…
→ Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
Attached you will find…
→ Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
I am sending you…as an attachment.
→ Tôi đã đính kèm…
Can you please sign and return the attached contract by next Friday?
→ Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.
5. Mẫu câu kết thúc email
Email thương mại không nên được kết thúc quá đơn giản. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng những mẫu câu giữ liên lạc cho khoảng thời gian tiếp theo đối với người nhận bằng những mẫu câu dưới đây:
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
→ Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.
→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
Please reply once you have the chance to…
→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
→ Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.
Leave a Reply